Для чего предназначены отчеты. Отчет-это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер

Определение 1

Отчет является объектом базы данных, используемым при выводе структурированной информации на экран, на принтер или в файл. С помощью отчетов можно извлекать из таблицы или запроса базы данных нужную информацию и представлять ее в удобном для восприятия виде. Отчет состоит из заголовка, области данных, верхнего и нижнего колонтитулов, примечания и при этом он разбит на страницы.

В Microsoft Access 2007 отчеты можно создавать с помощью различных средств:

• Мастера отчетов;
• Конструктора отчетов;
• Инструмента Отчет;
• Пустого отчета.

Замечание 1

Целесообразнее отчеты создавать с помощью Мастера или других вышеназванных инструментов, а дорабатывать их, дополняя необходимыми изменениями, можно используя режим макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусматриваются 2 режима, с помощью которых можно внести изменения и дополнения в отчет: режим макета и режим конструктора.

Режим макета является наиболее наглядным режимом редактирования и форматирования отчетов, чем режим конструктора. В случае, когда режим макета не имеет возможности выполнения изменений в отчете, то в таком случае применяют режим конструктора.

Мастер отчетов

Создание отчета с помощью Мастера отчетов выполняется следующим образом:

• в окне базы данных Access нужно щелчком открыть вкладку Создание и потом нажать кнопку Мастер отчетов из группы Отчеты. В результате появляется диалоговое окно Создание отчетов;
• в поле Таблицы и отчеты щелчком открыть ниспадающее меню и выбрать в нем в качестве источника данных необходимую таблицу;
• щелкнув на кнопке ОК, получим вид окна Создание отчетов;
• все Доступные поля нужно перевести в Выбранные поля, выделив их при этом и нажимая кнопку >>;
• следующий шаг (Добавить уровни группировки?) пропускаем, щелкая Далее;
• на шаге Выберите порядок сортировки записей в раскрывающемся списке нужно выбрать Фамилия (поле имеющееся в таблице описываемой БД, вы можете выбрать любое нужное вам поле) для сортировки по возрастанию;
• на шаге Выберите вид макета для отчета необходимо выбрать Макет - блок, Ориентация - книжная. Потом нажать кнопку Далее (рис.2);
• на шаге Выберите требуемый стиль нужно выбрать Изящная;
• следующим шагом является задание имени отчета. Необходимо ввести (Имя отчета)_мастер_отчетов. Затем просмотреть отчет и внести изменения в макет отчета. Требуется выбрать команду Просмотреть, щелкнуть на кнопке Готово. После чего отчет откроется в режиме Предварительного просмотра, который позволит увидеть, как будет внешне отображен отчет в напечатанном виде;
• теперь нужно выполнить переход в режим Конструктора и выполнить редактирование и форматирование отчета. Чтобы перейти из режима предварительного просмотра в режим конструктора требуется в области переходов произвести нажатие правой кнопки мыши на имени отчета и в контекстном меню осуществить выбор режима конструктора. На экране появляется отчет в режиме Конструктора (рис. 3).

Редактирование отчетов

Замечание 2

Перед дальнейшим описанием отметим, что поля вашего отчета будут соответствовать полям вашей таблицы. В описанном ниже примере подразумевается таблица, содержащая поля: код группы, код студента, фамилия, имя, отчество студента, пол, дата и место его рождения.

Редактирование отчета можно провести следующим образом:

Для форматирования необходимо:

1. Выделить заголовок (в рассматриваемом примере это Студенты).
2. Изменить гарнитуру, стиль написания и цвет шрифта, а также цвет фона.
3. Далее необходимо перейти в режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим Предварительный просмотр.

Инструмент Отчет

Чтобы быстро создать отчет, т.е. создать его одним щелчком мыши необходимо применить инструмент Отчет (рис.1). В данном случае отчет будет сформирован на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете отобразятся все записи таблицы или запроса, на базе которых создается отчет. Однако созданный отчет можно затем изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета с помощью указанного инструмента необходимо:

• в области переходов выделить таблицу (в примере, Студенты), на основе которой будет создаваться отчет;
• потом перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Отчет. На экране отобразится простой Отчет на основе текущей таблицы.

Средство Пустой отчет

С помощью инструмента Пустой отчет создаются отчеты с нуля в режиме макета. Для этого щелкнем Пустой отчет в группе Отчеты на вкладке Создание. В результате в окне редактирования Access 2007 появляется Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна отобразится область Список полей существующих таблиц. Щелчком мыши на знаке "+" таблицы (в примере, Студенты) открывается список нужных полей.

Затем необходимо перетащить нужные поля из этого списка в отчет, нажав и удерживая левую кнопку мыши. Используя инструменты группы Элементы управления во вкладке Формат, доработаем отчет, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. И в завершении сохраните отчет.

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье представлен обзор отчетов в Access, сведения об основах создания отчета и использования функций сортировки, группирования и обобщения данных, а также о том, как предварительно просмотреть и напечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет - это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

создание надписей.

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты . В следующей таблице описаны такие параметры:

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово .
Access отображает отчет в режиме макета.


Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

• Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

  Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

  Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

  Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка .

Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше .

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета .

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Правила условного форматирования можно добавить для каждого элемента управления или их группы, а в клиентских отчетах можно использовать гистограммы для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета .

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование .

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило .

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила .


• Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение .

  Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями .

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК .

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения .

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета .

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

Макет .

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип .

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть . Access добавит рисунок в отчет.

Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет .

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок .

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор , выберите рисунок и нажмите кнопку ОК .

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Предварительный просмотр . Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

• напечатать отчет;

  изменить размер или макет страницы;

  изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

  обновить данные в отчете;

  экспортировать отчет в другой формат файла.

Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать . Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

• Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать .

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

Ниже приведены виды отчетов.

· Одноколонный отчет (в столбец) - длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.

· Многоколонный отчет - сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.

· Табличный отчет - отчет, имеющий табличную форму.

· Отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.

· Перекрестный отчет - строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.

· Составной отчет - отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.

· Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).

· Почтовые наклейки - специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.

· Отчет по связанным таблицам - отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

· Заголовок отчета - отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.

· Верхний колонтитул - выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.

· Заголовок группы - печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

· Область данных - предназначена для отображения записей источника данных отчета.

· Область примечания группы - отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

· Нижний колонтитул - выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.

· Раздел примечаний - отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами - по категориям и. по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос.

Ниже приведены виды отчетов.

• Одноколонный отчет (в столбец) - длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
• Многоколонный отчет - сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
• Табличный отчет - отчет, имеющий табличную форму.
• Отчет с группировкой данных и подведением итогов - создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
• Перекрестный отчет - строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
• Составной отчет - отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
• Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).
• Почтовые наклейки - специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
• Отчет по связанным таблицам - отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

• Заголовок отчета - отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
• Верхний колонтитул - выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.
• Заголовок группы - печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Область данных - предназначена для отображения записей источника данных отчета.
• Область примечания группы - отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
• Нижний колонтитул - выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
• Раздел примечаний - отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию. Access 2000 позволяет группировать данные двумя способами - по категориям и. по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным.

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого клиента в этом году?», «В каких городах есть клиенты нашей компании?» Каждый отчет можно отформатировать так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде.

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 9):

· Мастер отчетов

· Конструктор отчетов

· Инструмент Report

· Пустой report

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 9).

Рис. 10.

· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку.

· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.

· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов.

Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Рис. 11.

· Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

Рис. 12.

Редактирование:
1) удалите поля Код Студента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля Код Группы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля Код Группы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 13.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).

Рис. 14.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Отчеты

Отчет – это эффективное средство для организации данных при выводе на печать.

С помощью отчета предоставляется возможность вывода данных в удобной для чтения и анализе форме. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выводимые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей баз данных. Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец. Ленточный отчет аналогичен ленточной форме.

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание от­четов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой (обычный список), так и очень сложной - сводный отчет о продажах, сгруппи­рованный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором эта­пе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспе­чивает "конструирование" отчета.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет , которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы и запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет .

3. При этом будет немедленно создан отчет (рис. 22).

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши . Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Рис. 22. Наш первый отчет был создан за несколько секунд

Теперь создадим отчет с помощью Мастера отчетов , который передоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

1. Перейдите на вкладку Создание , затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет (рис. 23). Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 23. Выберите таблицу, на основе которой создается отчет, а также поля, которые будут включены в отчет.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете (рис. 24.), щелкните на кнопке Далее

.

Рис 24. Определение уровней группировки полей в отчете.

4. Вэтом окне выбирается порядок сортировки записей (рис. 25), щелкните на кнопке Далее.

Рис. 25. Определение порядка сортировки полей, выводимых отчетом

5. В этом (рис. 26) выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 26. Выбираем макет отчета.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета (рис. 27), затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 27. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать (рис. 28).

Рис. 28. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета.